HR4YOU is het HR-portaal dat door Auchan wordt gebruikt om het administratieve beheer van zijn medewerkers te centraliseren. Elke werknemer heeft een beveiligde persoonlijke ruimte waar loonstroken, contractgegevens en afwezigheidsregistraties zijn samengebracht. Toegang tot deze ruimte en het benutten van alle functies veronderstelt dat men enkele specifieke technische punten beheerst.
Toegang tot de HR-gegevens opgeslagen in HR4YOU Auchan
Het HR4YOU-portaal beperkt zich niet tot een eenvoudige weergave van loonstroken. Het vormt een systeem voor informatie over human resources (SIRH) dat een breed scala aan persoonlijke gegevens registreert: bankgegevens, afwezigheids- en verloophistorie, beoordelingen, contractinformatie.
Elke werknemer kan de werkgever vragen om een volledige kopie van de persoonlijke gegevens die in dit SIRH worden verwerkt. Dit verzoek beperkt zich niet tot de loonstroken die zichtbaar zijn in de interface. De werkgever heeft een wettelijke termijn van een maand om deze informatie te verstrekken.
Concreet, als documenten of gegevens niet direct in uw HR4YOU-ruimte verschijnen, kunt u een schriftelijk verzoek indienen bij de HR-afdeling van Auchan om het geheel te verkrijgen dat op uw naam is geregistreerd. Dit recht blijft geldig gedurende de gehele looptijd van het contract en daarna, zolang de gegevens worden bewaard.
Om mijn HR4YOU Auchan-account online te beheren, is de eerste stap om te controleren of alle informatie die in het portaal wordt weergegeven, overeenkomt met uw werkelijke situatie, met name het adres, het RIB en de contractstatus.
Aanmelden bij het HR4YOU-portaal: gebruikersnaam, wachtwoord en accountherstel
Toegang tot het portaal verloopt via de URL die is bestemd voor Auchan-medewerkers. De gebruikersnaam komt doorgaans overeen met het personeelsnummer dat bij indiensttreding is toegekend. Het wachtwoord wordt ingesteld bij de eerste aanmelding en kan vervolgens vanuit de persoonlijke ruimte worden gewijzigd.
Twee situaties blokkeren vaak de toegang:
- Het vergeten van het wachtwoord, dat kan worden opgelost via de resetprocedure die toegankelijk is vanaf de inlogpagina. Een resetlink wordt naar het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld, gestuurd.
- Het verlies van de gebruikersnaam (personeelsnummer), waarvoor contact moet worden opgenomen met de HR-afdeling of de directe manager om deze informatie te herstellen, aangezien deze niet door de werknemer kan worden gewijzigd.
- Een geblokkeerd account na meerdere mislukte pogingen, wat vereist dat men contact opneemt met de technische ondersteuning of de interne IT-afdeling van Auchan.
Het platform maakt gebruik van een veilige verbinding met authenticatie. Als u toegang krijgt tot het portaal vanaf een gedeeld apparaat, zorg er dan voor dat u zich na elke sessie altijd afmeldt om uw persoonlijke gegevens te beschermen.
Raadplegen en downloaden van gedigitaliseerde loonstroken
De loonstroken worden elke maand in een speciaal gedeelte van het portaal geplaatst. Ze zijn direct online in te zien en te downloaden in PDF-formaat. De archivering is chronologisch, waardoor het mogelijk is om een oude loonstrook terug te vinden door in de geschiedenis terug te gaan.
De loonstroken blijven toegankelijk, zelfs na het einde van het arbeidscontract, gedurende de wettelijke bewaartermijn. Een werknemer die Auchan verlaat, behoudt dus de mogelijkheid om in te loggen op zijn HR4YOU-ruimte om zijn documenten te recupereren, zolang het bedrijf de toegang tot het portaal in dit kader handhaaft.
Dit punt verdient aandacht: download en sla uw loonstroken op een persoonlijk medium (harde schijf, opslagdienst) op in plaats van alleen te vertrouwen op de beschikbaarheid van het portaal op lange termijn. In geval van langdurig onderhoud of technische migratie kan de toegang tijdelijk worden onderbroken.
Controleer de conformiteit van een loonstrook
Elke loonstrook die in HR4YOU wordt weergegeven, moet de verplichte vermeldingen bevatten: identiteit van de werkgever, functie, periode en aantal uren, details van de bijdragen, belastbaar netto en uitbetaald netto. Als een vermelding ontbreekt of onjuist lijkt, kan dit worden gemeld bij de salarisadministratie via de interne kanalen.
Beheer van verlof en afwezigheden vanuit de HR4YOU-werknemersruimte
Naast de loonstroken stelt het HR4YOU-portaal u in staat om het saldo van betaalde vakantiedagen en RTT in real-time te volgen. Verlofaanvragen kunnen rechtstreeks vanuit de interface worden ingediend, met een goedkeuringsproces dat via de hiërarchische verantwoordelijke verloopt.
De afwezigheden (ziekte, ouderschapsverlof, opleiding) worden ook weergegeven in de geschiedenis van het account. Deze centralisatie voorkomt heen en weer communicatie met de HR-afdeling voor eenvoudige verificaties.
Een technisch punt om te onthouden: wijzigingen in het rooster of de status zijn niet altijd onmiddellijk. Er kan een verwerkingstijd zijn tussen de goedkeuring van een aanvraag door de manager en de daadwerkelijke verwerking in het systeem. In geval van aanhoudende afwijkingen blijft direct contact met de HR-afdeling de meest betrouwbare oplossing.
Gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid op het Auchan-portaal
HR4YOU verwerkt gevoelige gegevens: beloning, gezinssituatie, bankgegevens. Het platform is gebaseerd op een veilige toegang, maar individuele waakzaamheid aanvult het technische systeem.
- Gebruik een wachtwoord dat verschilt van die voor uw persoonlijke accounts, met een combinatie van letters, cijfers en speciale tekens.
- Geef uw inloggegevens nooit door aan derden, zelfs niet aan een collega of leidinggevende.
- Controleer regelmatig of het e-mailadres dat aan uw account is gekoppeld nog steeds geldig is, omdat dit het kanaal is waarlangs meldingen en herstelprocedures verlopen.
De naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming verplicht Auchan om de vertrouwelijkheid van de informatie die in het SIRH is opgeslagen, te waarborgen. Elke werknemer kan zijn recht op rectificatie uitoefenen als er onjuiste gegevens in zijn profiel staan.
Het HR4YOU-portaal centraliseert het dagelijkse HR-beheer van Auchan-medewerkers in één enkele interface. Een lokale kopie van uw loonstroken bewaren en uw persoonlijke gegevens up-to-date houden, blijven de twee meest nuttige reflexen om administratieve complicaties te voorkomen, zowel tijdens het contract als na afloop ervan.
