HR4YOU ist das HR-Portal, das von Auchan genutzt wird, um die administrative Verwaltung seiner Mitarbeiter zu zentralisieren. Jeder Mitarbeiter hat einen sicheren persönlichen Bereich, in dem Gehaltsabrechnungen, Vertragsdaten und Abwesenheitsverfolgung zusammengefasst sind. Der Zugang zu diesem Bereich und die Nutzung aller Funktionen setzen voraus, dass man einige spezifische technische Punkte beherrscht.
Zugriffsrecht auf die im HR4YOU Auchan gespeicherten HR-Daten
Das HR4YOU-Portal beschränkt sich nicht auf eine einfache Anzeige von Gehaltsabrechnungen. Es handelt sich um ein System zur Verwaltung der Personalressourcen (SIRH), das eine breite Palette persönlicher Daten erfasst: Bankverbindungen, Abwesenheits- und Urlaubsverlauf, Bewertungen, Vertragsinformationen.
Jeder Mitarbeiter kann beim Arbeitgeber eine vollständige Kopie der im SIRH verarbeiteten personenbezogenen Daten anfordern. Diese Anfrage beschränkt sich nicht auf die in der Benutzeroberfläche sichtbaren Gehaltsabrechnungen. Der Arbeitgeber hat einen gesetzlichen Zeitraum von einem Monat, um diese Informationen bereitzustellen.
Konkret, wenn Dokumente oder Daten nicht direkt in Ihrem HR4YOU-Bereich angezeigt werden, können Sie eine schriftliche Anfrage an den HR-Service von Auchan stellen, um die vollständigen Daten, die auf Ihren Namen gespeichert sind, zu erhalten. Dieses Recht bleibt während der gesamten Dauer des Vertrags und darüber hinaus gültig, solange die Daten aufbewahrt werden.
Um mein HR4YOU Auchan-Konto online zu verwalten, besteht der erste Schritt darin, zu überprüfen, ob alle im Portal angezeigten Informationen Ihrer tatsächlichen Situation entsprechen, insbesondere die Adresse, die Bankverbindung und den Vertragsstatus.
Login zum HR4YOU-Portal: Benutzername, Passwort und Kontowiederherstellung
Der Zugang zum Portal erfolgt über die für Auchan-Mitarbeiter vorgesehene URL. Der Benutzername entspricht in der Regel der bei der Einstellung vergebenen Personalnummer. Das Passwort wird bei der ersten Anmeldung festgelegt und kann dann im persönlichen Bereich geändert werden.
Zwei Situationen blockieren häufig den Zugang:
- Das Vergessen des Passworts, das durch das Zurücksetzen über die Anmeldeseite gelöst werden kann. Ein Rücksetzlink wird an die mit dem Konto verbundene E-Mail-Adresse gesendet.
- Der Verlust des Benutzernamens (Personalnummer), der erfordert, dass der HR-Service oder der direkte Vorgesetzte kontaktiert wird, um diese Information zu erhalten, da sie vom Mitarbeiter nicht geändert werden kann.
- Ein Konto, das nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen gesperrt wurde, was erfordert, dass man den technischen Support oder den internen IT-Service von Auchan kontaktiert.
Die Plattform verwendet eine sichere Verbindung mit Authentifizierung. Wenn Sie auf das Portal von einem gemeinsam genutzten Gerät aus zugreifen, denken Sie daran, sich nach jeder Sitzung systematisch abzumelden, um Ihre persönlichen Daten zu schützen.
Einsehen und Herunterladen von digitalisierten Gehaltsabrechnungen
Die Gehaltsabrechnungen werden jeden Monat in einem speziellen Bereich des Portals bereitgestellt. Sie sind direkt online einsehbar und im PDF-Format herunterladbar. Die Archivierung erfolgt chronologisch, was es ermöglicht, eine ältere Abrechnung im Verlauf zu finden.
Die Abrechnungen bleiben auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zugänglich, während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Ein Mitarbeiter, der Auchan verlässt, hat also weiterhin die Möglichkeit, sich in seinen HR4YOU-Bereich einzuloggen, um seine Dokumente abzurufen, solange das Unternehmen den Zugang zum Portal in diesem Rahmen aufrechterhält.
Dieser Punkt verdient Beachtung: Laden Sie Ihre Abrechnungen herunter und speichern Sie sie auf einem persönlichen Medium (Festplatte, Speicher-Service), anstatt sich ausschließlich auf die langfristige Verfügbarkeit des Portals zu verlassen. Bei längeren Wartungsarbeiten oder technischen Migrationen kann der Zugang vorübergehend unterbrochen werden.
Überprüfung der Richtigkeit einer Gehaltsabrechnung
Jede Gehaltsabrechnung, die in HR4YOU angezeigt wird, muss die obligatorischen Angaben enthalten: Identität des Arbeitgebers, ausgeübte Position, Zeitraum und Anzahl der Stunden, Einzelheiten zu den Abgaben, zu versteuerndes Nettoeinkommen und ausgezahltes Nettoeinkommen. Wenn eine Angabe fehlt oder fehlerhaft erscheint, sollte dies über die internen Kanäle dem Lohnbuchhaltungsdienst gemeldet werden.
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung über den Mitarbeiterbereich HR4YOU
Über die Gehaltsabrechnungen hinaus ermöglicht das HR4YOU-Portal die Überwachung des Urlaubsanspruchs und der RTT in Echtzeit. Urlaubsanträge können direkt über die Benutzeroberfläche eingereicht werden, mit einem Genehmigungsprozess, der über den Vorgesetzten läuft.
Die Verfolgung von Abwesenheiten (Krankheit, Elternzeit, Weiterbildung) ist ebenfalls im Verlauf des Kontos sichtbar. Diese Zentralisierung vermeidet häufige Rückfragen beim HR-Service für einfache Überprüfungen.
Ein technischer Punkt, den man beachten sollte: Änderungen im Zeitplan oder im Status sind nicht immer sofort sichtbar. Es kann eine Bearbeitungszeit zwischen der Genehmigung eines Antrags durch den Manager und der tatsächlichen Berücksichtigung im System geben. Bei anhaltenden Abweichungen bleibt der direkte Kontakt zum HR-Service die zuverlässigste Lösung.
Sicherheit der Daten und Vertraulichkeit im Auchan-Portal
HR4YOU verarbeitet sensible Daten: Vergütung, familiäre Situation, Bankverbindungen. Die Plattform basiert auf einem sicheren Zugang, aber individuelle Wachsamkeit ergänzt das technische System.
- Verwenden Sie ein Passwort, das sich von denjenigen für Ihre persönlichen Konten unterscheidet, mit einer Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
- Übermitteln Sie niemals Ihre Anmeldedaten an Dritte, auch nicht an Kollegen oder Vorgesetzte.
- Überprüfen Sie regelmäßig, ob die mit Ihrem Konto verbundene E-Mail-Adresse weiterhin gültig ist, da über diesen Kanal die Benachrichtigungen und Wiederherstellungsverfahren laufen.
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz verpflichtet Auchan, die Vertraulichkeit der im SIRH gespeicherten Informationen zu gewährleisten. Jeder Mitarbeiter kann sein Recht auf Berichtigung ausüben, wenn fehlerhafte Daten in seinem Profil enthalten sind.
Das HR4YOU-Portal konzentriert die tägliche HR-Verwaltung der Auchan-Mitarbeiter in einer einzigen Benutzeroberfläche. Eine lokale Kopie seiner Gehaltsabrechnungen zu behalten und seine persönlichen Informationen aktuell zu halten, sind die beiden nützlichsten Reflexe, um administrative Komplikationen während und nach dem Vertrag zu vermeiden.
