Philia ADMR ist die Fachsoftware, die vom ADMR-Netzwerk verwendet wird, um die Einsätze zu Hause zu organisieren, die Zeitpläne zu verwalten und die Informationen über die Begünstigten zu zentralisieren. Für einen neuen Mitarbeiter oder einen Freiwilligen, der das Tool entdeckt, wirft die Einarbeitung spezifische Fragen auf: Wie meldet man sich an, wenn man seine Zugangsdaten nicht selbst gewählt hat? Wo findet man seinen Zeitplan? Wie vermeidet man tägliche Eingabefehler?
Anmeldung bei Philia ADMR: Was sich im Vergleich zu einer klassischen Website ändert
Die erste Besonderheit von Philia verwirrt oft die Anfänger. Im Gegensatz zu den meisten Online-Diensten werden die Zugangsdaten nicht vom Benutzer erstellt. Es ist der zuständige Fachverband, der ein Paar von Benutzername und vorläufigem Passwort generiert und dieses dann dem Mitarbeiter oder Freiwilligen bei dessen Einarbeitung übermittelt.
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Dieses vorläufige Passwort hat eine begrenzte Gültigkeitsdauer. Wenn Sie sich nicht innerhalb der vorgegebenen Frist anmelden, läuft es ab. Im Falle eines Verlusts oder einer Ablauffrist gibt es keinen “Passwort vergessen”-Button zur Selbstbedienung, wie auf einer öffentlichen Website. Das Verfahren läuft immer über den Fachverband oder den internen Support, der den alten Zugang deaktiviert und einen neuen generiert.
Bevor Sie Philia zum ersten Mal öffnen, sollten Sie Folgendes bereit haben:
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- Den Benutzernamen und das vorläufige Passwort, die von Ihrem Fachverband übermittelt wurden, in der Regel per interner Post oder sicherer E-Mail
- Die genaue Anmeldeadresse (philia-admr.org), die direkt die Anmeldeseite ohne vorherige Registrierung anzeigt
- Ein aktueller Browser auf Computer oder Tablet, die mobile Kompatibilität variiert je nach Fachverband
Ein Sicherheitsaspekt, den man sich merken sollte: Die Zugangsdaten sind streng persönlich. Jede ungewöhnliche Aktivität auf einem Konto kann zur Sperrung führen. Teilen Sie sie nicht mit einem Kollegen, selbst nicht für eine schnelle Unterstützung.
Um jeden Schritt der ersten Anmeldung zu vertiefen, beschreibt ein Tutorial zur Nutzung der Software Philia ADMR die Vorgehensweise Bildschirm für Bildschirm.
Navigieren in Philia: Zeitpläne, Begünstigtenakten und Nachverfolgung der Einsätze
Nach der Anmeldung organisiert sich die Benutzeroberfläche von Philia um drei Hauptfunktionen, die die Mitarbeiter täglich nutzen. Ihr Verständnis hilft, blindes Navigieren zu vermeiden.
Seinen Einsatzzeitplan einsehen und verstehen
Der Zeitplan ist der Bildschirm, den die meisten Mitarbeiter zuerst öffnen. Er zeigt die für jeden Tag oder jede Woche geplanten Einsätze an, mit dem Namen des Begünstigten, der vorgesehenen Uhrzeit und der Art des Dienstes (Begleitung, Pflege, Unterstützung im Alltag).
Eine häufige Falle für Anfänger: Die Aktualisierungen des Zeitplans vor dem Einsatz nicht zu überprüfen. Last-Minute-Änderungen (Abwesenheit eines Begünstigten, Vertretung eines Kollegen) erscheinen in Philia, erzeugen jedoch nicht immer eine automatische Benachrichtigung. Seinen Zeitplan am Morgen selbst zu überprüfen, bleibt die zuverlässigste Gewohnheit.
Zugriff auf die Begünstigtenakten
Jeder Begünstigte hat eine digitale Akte, die seine persönlichen Informationen, spezifischen Bedürfnisse und die Historie der durchgeführten Einsätze zusammenfasst. Für einen Mitarbeiter, der einen neuen Begünstigten entdeckt, ersetzt diese Akte das Papierkommunikationsheft.
Der Zugriff auf diese Akten unterliegt denselben Vertraulichkeitsregeln wie die Zugangsdaten. Man hat nur Zugriff auf die Akten der Begünstigten, die im eigenen Zeitplan aufgeführt sind.
Nachverfolgung eines Einsatzes erfassen
Nach jedem Besuch bei einem Begünstigten gibt der Mitarbeiter in Philia die Nachverfolgungsinformationen ein: Ankunftszeit, Abfahrtszeit, durchgeführte Aufgaben, eventuelle Beobachtungen. Diese Nachverfolgung speist die Fernverwaltung und ermöglicht es dem Fachverband, die Übereinstimmung zwischen dem geplanten Zeitplan und den tatsächlich geleisteten Stunden zu überprüfen.
Die Abweichungen zwischen Zeiterfassung und Zeitplan werden kontrolliert. Ein Eingabevergessen oder ein Zeitfehler kann eine Warnung auslösen. Es ist besser, die Nachverfolgung direkt nach dem Einsatz einzugeben, als die Eingaben am Ende des Tages zu bündeln.
| Aktion in Philia | Empfohlene Häufigkeit | Risiko bei Unterlassung |
|---|---|---|
| Überprüfung des Zeitplans | Jeden Morgen | Verpasster Einsatz oder Doppelbuchung |
| Einsehen der Begünstigtenakte | Vor jedem neuen Begünstigten | Unkenntnis der spezifischen Bedürfnisse |
| Eingabe der Nachverfolgung des Einsatzes | Nach jedem Besuch | Abweichung zwischen Zeiterfassung/Zeitplan signalisiert |
| Änderung des vorläufigen Passworts | Bei der ersten Anmeldung | Ablauf und Sperrung des Kontos |
Planungsfehler in Philia: Die Handgriffe, die nachträgliche Korrekturen vermeiden
Die Wochenverdopplung ist eine Funktion, die eilige Benutzer anzieht. Sie ermöglicht es, den Zeitplan einer Woche auf die nächste zu kopieren. Auf den ersten Blick ist das eine Zeitersparnis. In der Praxis führt das Duplizieren ohne Überprüfung der geplanten Abwesenheiten zu Geistereinsätzen: Zeitfenster erscheinen für Begünstigte, die im Krankenhaus sind oder im Urlaub.
Vor jeder Duplizierung ist die durchzuführende Kontrolle einfach: Jede kopierte Intervention durchsehen und mit den aktuellen Informationen in den Begünstigtenakten vergleichen. Diese Überprüfung dauert nur wenige Minuten, verhindert jedoch Korrekturen in Kaskade.
Eine andere Fehlerquelle betrifft die interne Kommunikation. Philia integriert ein sicheres Nachrichtensystem zwischen den Mitarbeitern und dem Fachverband. Nachrichten zu einer Änderung des Zeitplans werden über diesen Bereich übermittelt, nicht über SMS oder persönliche Nachrichten. Die Philia-Nachrichten nicht zu konsultieren, bedeutet, Dienstanweisungen zu ignorieren.
Philia ADMR und Datensicherheit: Was jeder Mitarbeiter wissen sollte
Die in Philia gespeicherten Daten betreffen schutzbedürftige Personen (Senioren, Menschen mit Behinderungen, begleitete Familien). Vertraulichkeit ist keine administrative Option, sondern eine Verpflichtung, die jeden Benutzer der Software betrifft.
- Nie von einem gemeinsam genutzten Gerät aus anmelden, ohne sich danach abzumelden
- Keine Informationen eines Begünstigten auf einem externen Medium (Notizbuch, persönliches Telefon) kopieren
- Jede verdächtige Verbindung oder jeden Zugriff auf eine Akte, die nicht im eigenen Zeitplan aufgeführt ist, sofort melden
Die Plattform protokolliert die Verbindungen und die Einsichtnahme in Akten. Ein unrechtmäßiger Zugriff auf eine Begünstigtenakte kann vom Fachverband erkannt und gemeldet werden.
Philia ADMR ist keine komplexe Software, aber ihre Besonderheiten (extern generierte Zugangsdaten, keine Selbstbedienungszurücksetzung, Kontrolle der Zeiterfassungsabweichungen) erfordern eine Strenge, die öffentliche Tools nicht verlangen. Der beste Reflex für einen Anfänger bleibt, jede Verbindung als beruflichen Akt zu behandeln: überprüfen, eingeben, abmelden.